L’ensemble des salariés ont droit, tous les 2 ans à un entretien professionnel consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, et tous les 6 ans à un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel.
1/ L’entretien professionnel
1.1 Entretien obligatoire tous les deux ans
Lors de son embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie, tous les 2 ans, d’un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi (art. L.6315-1 c.trav.).
L’ensemble des salariés de l’entreprise doivent bénéficier de cet entretien professionnel, quel que soit le type de contrat (CDD ou CDI, temps plein ou temp partiel, contrat d’alternance).
Qu’en est-il en cas de non-respect de la périodicité des entretiens pour une cause non inhérente à l’employeur ?
Le Ministère du travail précise sur ce point que « la périodicité des entretiens s’apprécie de date à date, tous les 2 ans. Dans le cas d’une convocation à un entretien mais sans réalisation effective de celui-ci à la date anniversaire pour cause d’absence du salarié, il appartiendra, en dernier lieu, au juge d’apprécier au cas d’espèce cet état de fait et ses conséquences » (Questions-réponses du 21 juin2021).
Si la non-tenue de l’entretien résulte d’un refus du salarié, il est dès lors nécessaire de conserver une trace de la convocation, et de recueillir par écrit le refus du salarié ainsi que ses explications.
1.2 Entretien proposé systématiquement au retour de certaines absences
L’entretien professionnel est systématiquement proposé à certains salariés ayant eu une longue période d’absence de l’entreprise.
L’employeur doit ainsi le proposer au salarié qui reprend son activité à l’issue :
- d’un congé de maternité,
- d’un congé parental d’éducation ;
- d’un congé de proche aidant ;
- d’un congé d’adoption ;
- d’un congé sabbatique ;
- d’une période de mobilité volontaire sécurisée ;
- d’une période d’activité à temps partiel faisant suite à un congé maternité ou à un congé d’adoption ;
- d’un arrêt longue maladie ;
- d’un mandat syndical.
Cet entretien peut avoir lieu, à l’initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise de poste.
Le code du travail ne précise toutefois pas le délai maximum dans lequel l’entretien doit avoir lieu après le retour du salarié. Il convient cependant que cet entretien soit organisé dans un délai raisonnable.
1.3 Objectifs de l’entretien professionnel
Cet entretien ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié, mais sur ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Le Ministère du travail précise que doivent être abordés au cours de l’entretien professionnel :
- l’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi ;
- les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
- l’évaluation de son employabilité ;
- la réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel.
Cet entretien comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience, à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation, aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle.
Une bonne mise en place et mise en œuvre des entretiens professionnels permet à l’entreprise de mettre en place son plan de développement des compétences, de mieux penser le lien entre sa stratégie économique et les souhaits de ses salariés, d’articuler son action avec la mise en œuvre individuelle du compte personnel de formation (CPF), mais aussi d’initier une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des parcours professionnels (GEPP).
1.4 Déroulement de l’entretien professionnel
Le code du travail ne précise pas qui doit réaliser cet entretien :
- dans les petites entreprises, il peut s’agir de l’employeur lui-même,
- dans les entreprises plus grandes, il peut être réalisé par le supérieur hiérarchique, ou encore le service des ressources humaines.
Le code du travail n’apporte pas non plus de précisions quant aux modalités de convocation à l’entretien. Néanmoins, un délai raisonnable doit être laissé au salarié afin que celui-ci puisse se préparer.
L’entretien donne lieu à la rédaction d’un document, dont la copie est remise au salarié. Rien n’est prévu quant au contenu de cet écrit, mais ce document devrait a minima contenir :
- la date et le motif de l’entretien ;
- l’emploi, le poste ou la fonction occupée ;
- le nom ainsi que la fonction occupée par la personne réalisant l’entretien ;
- l’historique des deux dernières années en matière de formations, de certifications, de progressions salariales ou professionnelles ;
- les perspectives d’évolution professionnelle envisagées ;
- des informations concernant la VAE, le CPF, les abondements sur le CPF, et le conseil en évolution professionnelle.
Dans un soucis de traçabilité et afin de pouvoir justifier de la réalisation de vos obligations et éviter les sanctions financières, il convient de conserver les informations et documents relatifs à ces entretiens. En cas de refus du salarié, il convient de bien conserver la convocation ainsi le refus par écrit du salarié et ses explications.
2/ L’entretien d’état des lieux
2.1 Entretien d’état des lieux tous les six ans
Tous les six ans, l’entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cette durée s’apprécie par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise (art. L.6315-1 c.trav.).
2.2 Appréciation de l’ancienneté
Pour les salariés entrés dans l’entreprise après le 7 mars 2014, l’ancienneté s’apprécie par référence à la date d’embauche du salarié.
Pour les salariés en poste à la date du 7 mars 2014, l’ancienneté s’apprécie par référence à cette date.
Dans les deux cas la notion d’ancienneté implique que les périodes de suspension du contrat de travail (notamment dans le cas de certaines absences) ne sont pas prises en compte dans le calcul des six ans.
En outre, il convient de comprendre la notion d’année d’ancienneté en années révolues. Ainsi, l’entretien d’état des lieux du parcours professionnel doit être réalisé avant que le salarié n’atteigne les sept ans d’ancienneté.
2.3 Contenu de l’entretien d’état des lieux
Cet état des lieux, qui donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié, permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels et d’apprécier s’il a :
- 1° Suivi au moins une action de formation non obligatoire ;
- 2° Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
- 3° Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Concernant les formations non obligatoires, sont éligibles toutes les actions de formation qui concourent au développement des compétences des salariés et, notamment, celles qui ont pour objet : « 2° De favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l’évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l’emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d’acquérir une qualification plus élevée ».
Concernant la progression salariale ou professionnelle :
- La progression salariale d’un salarié s’apprécie à la fois au niveau individuel et/ou au niveau collectif.
- La progression professionnelle comprend la progression « verticale », au niveau des différents échelons hiérarchiques, et la mobilité « horizontale », qui consiste en une progression en termes de responsabilités ou en un changement de métier.
3/ Possibilité de négocier
Un accord collectif d’entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir :
- une périodicité des entretiens professionnels différente d’une périodicité tous les 2 ans ;
- des modalités d’appréciation différente du parcours lors de l’entretien sexennal ;
- des critères d’abondement plus favorables aux salariés.
4/ Sanctions – abondement correctif
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, lorsqu’au cours des 6 années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels et d’au moins une formation autre que celle mentionnée à l’article L.6321-2, son compte personnel de formation (CPF) est abondé par l’employeur d’un montant de 3 000€ pour un salarié à temps complet ou à temps partiel.
Pour le Ministère du travail, dans le cadre de l’entretien professionnel d’état des lieux, le cofinancement d’une action de formation sur le CPF du salarié permet de satisfaire l’obligation « avoir bénéficié d’une formation non-obligatoire » si les conditions suivantes sont respectées :
- la mobilisation de son CPF relève de l’initiative du salarié et implique son accord express ;
- le cofinancement est sollicité par le salarié dans le cadre d’un projet de formation non obligatoire quand le coût de la formation est supérieur au montant des droits inscrits sur son CPF ;
- la formation est réalisée au cours de la période évaluée lors de l’entretien d’état des lieux ;
- l’employeur devra être en mesure d’apporter la preuve de la réalisation de l’action et de sa participation au coût de la formation.
L’entreprise doit, avant le 1er mars de chaque année, adresser à son OPCO la liste des salariés concernés par l’abondement correctif, le montant en euros attribué ainsi que la somme forfaitaire.
A défaut, ou en cas de versement insuffisant, l’inspection du travail peut mettre en demeure l’entreprise d’effectuer le versement. A défaut, l’entreprise verse au Trésor public un montant équivalent au double de l’insuffisance constatée, soit au maximum 6 000 € par salarié concerné.
