Au-delà de son rôle majeur dans la protection des systèmes d’information et des données de l’entreprise, la charte informatique présente également un réel intérêt pour les RH.

Encadrement des règles d’utilisation des outils informatiques

La charte informatique détermine les règles d’utilisation des outils informatiques de l’entreprise : réseaux, navigation internet, matériel informatique…

Elle permet d’encadrer l’activité informatique des salariés et notamment de :

– Fixer les règles d’une utilisation raisonnable de l’outil informatique par les salariés à des fins non professionnelles ;
– Faciliter le contrôle éventuel de l’activité des salariés ;
– Sanctionner les éventuels abus des salariés.

La charte informatique en pratique

Concrètement et à titre d’exemples, les règles fixées par la charte informatique peuvent :
– Interdire aux salariés de télécharger certains logiciels sur leur poste de travail et de communiquer à d’autres salariés l’identifiant et le mot de passe permettant l’accès à leur ordinateur ;
– Interdire l’accès certains sites (jeux, sites à caractère pornographique ou négationniste…) ;
– Préciser les conditions dans lesquelles les salariés sont autorisés à naviguer sur d’autres sites à des fins personnelles ;
– Encadrer l’usage de la messagerie de l’entreprise à des fins personnelles ;
– Interdire de participer à des forums sur internet ;
– Limiter l’accès à des réseaux sociaux ;
– Fixer les modalités d’utilisation du réseau intranet et de la messagerie électronique de l’entreprise par les représentants du personnel ou les représentants syndicaux ;

La charte ne saurait toutefois interdire purement et simplement l’utilisation de l’outil informatique par les salariés à des fins personnelles (cass. soc. 2 oct. 2001, n°99-42942).

Une élaboration unilatérale

L’élaboration de la charte informatique présente également un intérêt de taille : elle est unilatérale. L’employeur la rédige seul et peut donc l’adapter aux besoins spécifiques de son entreprise.

Rappelons toutefois que la charte ne sera opposable aux salariés qu’à la condition d’avoir été adoptée dans le respect des règles d’élaboration du règlement intérieur (avis préalable du Comité Social et Économique (L.1321-4 c. trav.), transmission à l’inspecteur du travail, dépôt au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes, affichage dans l’entreprise et information individuelle des salariés).

On constate donc que la Direction des systèmes d’information et la Direction des ressources humaines doivent impérativement collaborer pour l’élaboration de cette charte devenue incontournable.

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Sur le contenu du règlement intérieur notamment en matière d’alcool sur le lieu de travail et de contrôle, deux articles apportent un éclairage intéressant sur le sujet.